Aprašymas

Biuro administratoriaus pareiginiai nuostatai – dokumentas įmonėms ir įstaigoms, kuriame aprašomos biuro administratoriaus (-ės) pareigos: dokumentų tvarkymas, lankytojų priėmimas, biuro ūkio priežiūra ir atsakomybė. Toks dokumentas dar vadinamas biuro administratoriaus pareigybės aprašymu.

Kam skirti ir kada jų reikia

Biuro administratorius dažnai atlieka daugybę smulkių, bet svarbių darbų: atsiliepia į skambučius, tvarko korespondenciją, užsako prekes, organizuoja susitikimus. Kai šios funkcijos neaprašytos, jos pasiskirsto atsitiktinai, o atostogų metu niekas nežino, ką perimti. Pareiginiai nuostatai padeda aiškiai apibrėžti administratoriaus vaidmenį ir pavaduojančius asmenis.

Tipinės biuro administratoriaus funkcijos

lankytojų priėmimas, skambučių ir el. laiškų administravimas;
gaunamos ir siunčiamos korespondencijos registravimas ir perdavimas;
biuro priemonių, kanceliarinių prekių ir paslaugų užsakymas;
susitikimų, komandiruočių ir renginių organizavimas;
dokumentų rengimas, archyvavimas ir apskaita pagal vidaus tvarką;
biuro įrangos ir patalpų tvarkos priežiūra, ryšys su paslaugų tiekėjais.

Administratoriui paprastai keliami vidurinio ar aukštesniojo išsilavinimo, raštvedybos, kompiuterinio raštingumo ir bendravimo įgūdžių reikalavimai. Jis pavaldus įmonės vadovui ar administracijos vadovui.

Kas yra šablone

Dokumentą sudaro penkios dalys:

bendrieji reikalavimai;
darbuotojo pareigos;
kvalifikaciniai reikalavimai;
darbuotojo teisės;
darbuotojo atsakomybė.

Kaip pritaikyti savo įmonei

Šablonas pateikiamas Word programa redaguojamu formatu (.doc). Įrašykite, kokias dokumentų valdymo ir apskaitos sistemas naudojate, ar administratorius tvarko personalo dokumentus ir kas jį pavaduoja. Su nuostatais darbuotoją supažindinkite pasirašytinai. Daugiau pareigybių rasite kategorijoje Pareiginiai nuostatai. Universalesnė versija – bendrieji administratoriaus pareiginiai nuostatai.

Dažni klausimai

Ar biuro administratorius gali tvarkyti personalo dokumentus?

Gali, jei tai įrašyta pareigose. Tokiu atveju nurodykite ir asmens duomenų tvarkymo reikalavimus.

Kuo šie nuostatai skiriasi nuo sekretorės?

Sekretorė dažniausiai aptarnauja vadovą, o biuro administratorius – visą biurą. Vadovo aptarnavimui labiau tiks sekretorės pareiginiai nuostatai.