Archyvaro pareiginiai nuostatai

Aprašymas

Archyvaro pareiginiai nuostatai – dokumentas įmonėms, įstaigoms ir organizacijoms, kuriame aprašomos dokumentų saugojimą, apskaitą ir naikinimą organizuojančio archyvaro pareigos bei atsakomybė. Toks dokumentas dar vadinamas archyvaro pareigybės aprašymu.

Kam skirti ir kada jų reikia

Archyvaras užtikrina, kad dokumentai būtų saugomi tiek, kiek reikalauja jų saugojimo terminai, o pasibaigus terminui – teisėtai sunaikinti. Klaidos čia paaiškėja vėlai: kai trūksta dokumento patikrinimui ar teismui. Nuostatuose aiškiai įrašoma archyvaro atsakomybė už priėmimą, apskaitą, išdavimą ir naikinimo procedūras.

Tipinės archyvaro funkcijos

• dokumentų priėmimas iš padalinių į archyvą, jų tikrinimas ir apskaita;
• bylų sutvarkymo, apyrašų sudarymo ir saugojimo organizavimas;
• dokumentų išdavimas naudotis ir grąžinimo kontrolė;
• dokumentų, kurių saugojimo terminas pasibaigęs, atrinkimas naikinti ir aktų rengimas;
• archyvo patalpų saugojimo sąlygų (temperatūros, drėgmės, priešgaisrinės saugos) priežiūra;
• darbuotojų konsultavimas dokumentų tvarkymo klausimais.

Archyvarui paprastai keliami dokumentų valdymo ir archyvų teisės aktų išmanymo reikalavimai. Jis pavaldus administracijos vadovui ar dokumentų valdymo skyriaus vadovui.

Kas yra šablone

Dokumentą sudaro penkios dalys:

1. bendrieji reikalavimai;
2. darbuotojo pareigos;
3. kvalifikaciniai reikalavimai;
4. darbuotojo teisės;
5. darbuotojo atsakomybė.

Kaip pritaikyti savo įmonei

Šablonas pateikiamas Word programa redaguojamu formatu (.doc). Įrašykite, kokius dokumentus saugo archyvas (popierinius, elektroninius), kokia dokumentų valdymo sistema naudojama ir kas tvirtina dokumentų naikinimą. Su nuostatais darbuotoją supažindinkite pasirašytinai. Daugiau pareigybių rasite kategorijoje Pareiginiai nuostatai.

Dažni klausimai

Ar archyvaras atsako už saugojimo terminų nustatymą?

Terminus nustato teisės aktai ir įmonės dokumentacijos planas, o archyvaras užtikrina, kad jų būtų laikomasi.

Kuo skiriasi archyvaras ir archyvininkas?

Pavadinimai vartojami panašiai. Svetainėje yra ir archyvininko bei archyvo vedėjo nuostatai.